Societatea în care trăim are anumite așteptări și norme atunci când este vorba despre bani.
În majoritatea situațiilor sociale, a vorbi despre bani este considerat un lucru de prost gust. Dacă împrumutăm bani cuiva, nu ne simțim foarte în largul nostru să îi cerem înapoi atunci când rambursarea întârzie, iar dacă luăm cu împrumut, cu siguranță nu avem liniște până nu ne plătim datoria.
În afaceri este mai simplu, dacă nu avem dovadă, nu primim bani. Să punem problema altfel: dacă un client îți datorează 1000 EUR, nu îi poți trimite un email spunându-i că trebuie să-ți dea 1000 EUR. Ar fi complet neprofesional și chiar nepoliticos. Ai putea pierde clientul respectiv. Că să nu mai vorbim de faptul că acel client ar putea efectiv să nu înțeleagă de ce trebuie să-ți dea bani.
Dacă în schimb îi trimiți un e-mail spunându-i că atașezi factura corespunzătoare serviciilor prestate sau bunurilor vândute, atunci atitudinea ta este cea corectă. Acesta este un mod politicos de a solicita plata datorată. Facturile sunt acceptate social că fiind modalitate de plată. Astfel, din punctul de vedere al clientului, acest document este reprezentarea contravalorii serviciilor sau bunurilor achiziționate și un act fiscal pe care îl vor înregistra în contabilitate.
Pentru a putea încasa bani în schimbul serviciilor prestate sau a bunurilor vândute, legea ne obligă să emitem o factură. Practic, factura este un instrument de plată, reprezintă dovada că ți se datorează bani.
În general, clienții plătesc după ce le-a fost emisă o factură. Asta nu înseamnă că nu pot plăți înainte, dar așa funcționează majoritatea tranzacțiilor de business. Chiar dacă plata se realizează înainte, tot este necesar să fie trimisă o factură în urma plății.
Facturarea clasică
De-a lungul anilor, facturile au fost emise pe hârtie și trimise clientului prin poștă la finalul perioadei de facturare. Există încă foarte multe companii care facturează astfel, dar nu este o metodă eficientă.
Crearea unei facturi pe hârtie ia timp, durează o zi-două cel puțin până ajunge la client, și asta dacă nu se pierde la poștă și nici nu vreau să încep măcar să discut despre ce înseamnă asta din punct de vedere ecologic. De asemenea, odată ajunsă la client, factura trebuie procesată, ceea ce înseamnă că plata va fi întârziată semnificativ.
Există și alte probleme în ceea ce privește această metodă de lucru. De exemplu, trebuie să creezi și să refolosești facturi diferite pentru clienți diferiți și să introduci datele de facturare atât în contabilitatea ta, cât și pe facturi, ceea ce reprezintă un volum de muncă destul de însemnat. De asemenea, nu este sarcină ușoară nici să ții socoteală facturilor trimise și a plăților încasate. Chiar și simpla trimitere pe email a facturilor îți va lua timp prețios.
Facturarea online – evoluție a sistemului de facturare
Facturarea online rezolvă toate aceste probleme, conferind procesului rapiditate și ușurință. În plus, permite antreprenorilor să identifice cu ușurință statusul unei facturi. Facturarea electronică reduce costurile și crește rapiditatea cu care sunt încasate facturile emise.
Clienții se așteaptă întotdeauna ca produsele și serviciile comandate să fie livrate într-un timp foarte scurt și în mod eficient. Plata corespunzătoare acestor bunuri sau servicii ar trebui să fie efectuată la fel de repede.
Facturarea online permite acest lucru, înlăturând multe dintre barierele și întârzierile de plata, ceea ce înseamnă că banii vor fi transferați rapid, fluxul de numerar va fi mai alert, iar antreprenorul va avea mai mult timp la dispoziție pentru a-și dezvolta afacerea.
Facturarea online presupune achiziționarea unui program de facturare precum Smart Bill, care permite emiterea de facturi online de oriunde, oricând și cu ușurință. De asemenea, datele introduse sunt în siguranță, acest tip de programe fiind găzduit în cloud.
Practic, odată achiziționat acest program de facturare, îți creezi un cont, putând din acel moment să emiți facturi online care pot fi personalizate în funcție de client, pot fi setate să fie recurente, se trimit automat prin email clienților și sunt în permanență la zi cu orice modificări legislative (de exemplu, rata de TVA aplicabilă). În plus, în cazul în care anumite facturi online nu sunt plătite la timp, programul poate emite o serie de notificări pentru a reaminti că facturile respective sunt încă scadente.
Dacă nu ai încercat încă un astfel de program de facturare și facturi online acum e momentul. Intră pe SmartBill.ro și creează-ți cont pentru a testa gratuit timp de 30 de zile.
Miruna Ursache
www.smartbill.ro
