Societatea în care trăim are anumite aș­teptări și norme atunci când este vorba despre bani.

În majoritatea situ­ațiilor sociale, a vorbi despre bani este con­siderat un lucru de prost gust. Dacă împrumutăm bani cuiva, nu ne simțim foarte în largul nos­tru să îi cerem înapoi atunci când rambur­sarea întârzie, iar da­că luăm cu împrumut, cu siguranță nu avem liniște până nu ne plătim datoria.

În afaceri este mai simplu, dacă nu a­vem dovadă, nu pri­mim bani. Să punem problema altfel: dacă un client îți dato­rea­ză 1000 EUR, nu îi poți trimite un email spunându-i că trebuie să-ți dea 1000 EUR. Ar fi complet neprofesional și chiar nepoliticos. Ai putea pierde clientul res­pectiv. Că să nu mai vorbim de faptul că acel client ar pu­tea efectiv să nu înțeleagă de ce trebuie să-ți dea bani.

Dacă în schimb îi trimiți un e-mail spu­nându-i că ata­șezi factura cores­punzătoare serviciilor prestate sau bunurilor vândute, atunci atitudinea ta este cea corectă. Acesta este un mod politicos de a solicita plata datorată. Facturile sunt acceptate social că fiind modalitate de plată. Astfel, din punctul de vedere al clientului, acest document este repre­zen­tarea contravalorii serviciilor sau bunurilor achiziționate și un act fiscal pe care îl vor înregistra în contabilitate.

Pentru a putea încasa bani în schimbul serviciilor prestate sau a bunurilor vândute, legea ne obligă să emitem o factură. Practic, factura este un instrument de plată, reprezintă do­vada că ți se dato­rează bani.

În general, clienții plătesc după ce le-a fost emisă o factură. Asta nu înseamnă că nu pot plăți înainte, dar așa func­ționează majoritatea tranzacțiilor de bu­siness. Chiar dacă plata se realizează înainte, tot este ne­ce­sar să fie trimisă o factură în urma plății.

Facturarea clasică

De-a lungul anilor, facturile au fost e­mise pe hârtie și tri­mise clientului prin poștă la finalul perioadei de facturare. Există încă foarte multe companii care facturează astfel, dar nu este o metodă eficientă.

Crearea unei facturi pe hârtie ia timp, durează o zi-două cel puțin până ajunge la client, și asta da­că nu se pierde la poștă și nici nu vreau să încep măcar să discut despre ce înseamnă asta din punct de vedere ecologic. De asemenea, odată ajunsă la client, factura trebuie procesată, ceea ce înseamnă că plata va fi întârziată semnificativ.

Există și alte pro­ble­me în ceea ce pri­vește această metodă de lucru. De e­xemplu, trebuie să creezi și să refo­lo­sești facturi diferite pentru clienți diferiți și să introduci datele de facturare atât în contabilitatea ta, cât și pe facturi, ceea ce reprezintă un volum de muncă destul de însemnat. De aseme­nea, nu este sarci­nă ușoară nici să ții socoteală facturilor trimise și a plăților în­casate. Chiar și simpla trimitere pe email a facturilor îți va lua timp prețios.

Facturarea online – evoluție a sistemului de facturare

Facturarea online rezolvă toate aceste probleme, conferind procesului rapiditate și ușurință. În plus, permite antreprenorilor să identifice cu ușurință statusul unei facturi. Facturarea electronică reduce costurile și crește rapiditatea cu care sunt încasate facturile emise.

Clienții se așteaptă întotdeauna ca pro­dusele și serviciile comandate să fie livrate într-un timp foarte scurt și în mod eficient. Plata cores­punzătoare acestor bunuri sau servicii ar trebui să fie efec­tua­tă la fel de repede.

Facturarea online permite acest lucru, înlăturând multe din­tre barierele și întâr­zierile de plata, ceea ce înseamnă că ba­nii vor fi transferați rapid, fluxul de numerar va fi mai alert, iar antreprenorul va avea mai mult timp la dispoziție pentru a-și dezvolta afacerea.

Facturarea on­line presupune achizi­țio­narea unui program de facturare precum Smart Bill, care per­mite emiterea de fac­turi online de oriunde, oricând și cu ușurință. De asemenea, datele introduse sunt în siguranță, acest tip de progra­me fiind găzduit în cloud.

Practic, odată achi­ziționat acest program de facturare, îți creezi un cont, putând din acel moment să emiți facturi online care pot fi personalizate în funcție de client, pot fi setate să fie recurente, se trimit automat prin email clienților și sunt în permanență la zi cu orice modificări legislative (de exem­plu, rata de TVA aplicabilă). În plus, în cazul în care anumite facturi online nu sunt plătite la timp, programul poate emite o serie de notificări pentru a reaminti că facturile respective sunt încă scadente.

Dacă nu ai încercat încă un astfel de pro­gram de facturare și facturi online acum e momentul. In­tră pe SmartBill.ro și creează-ți cont pentru a testa gratuit timp de 30 de zile.

Miruna Ursache
www.smartbill.ro